mei 2, 2019

Wat is een managementreview / directiebeoordeling?

De managementreview is opgenomen in de jaarcyclus van vrijwel elke zorgorganisatie. Het is één van de pijlers in vrijwel elke kwaliteitsmanagement norm. Zo ook in de ISO 9001:2015, HKZ, etc.
De managementreview is het sluitstuk én het nieuwe begin van de jaarcyclus. 

In dit artikel ga ik uitgebreid in op het belang, de beoordeling en uitvoering van een managementreview. 

Met het uitvoeren van de managementreview kijkt een organisatie terug op haar functioneren en de resultaten van de organisatie. Dat klinkt als een jaarverslag…. Ja, maar dan echt anders!
In een jaarverslag wordt, voor met name externe partijen, een overzicht gemaakt van de activiteiten en resultaten van het afgelopen jaar. Het accent ligt daarmee op het afleggen van verantwoording en het bieden van transparantie.
Je zou kunnen zeggen dat de managementreview een jaarverslag is met één belangrijke toevoeging: het oordeel van de organisatie over het functioneren van de organisatie.

Wat is het belang van een managementreview?

Gedurende het jaar zijn er verschillende momenten waarop een organisatie de voortgang van activiteiten beziet. Daarnaast kijkt de organisatie op onderdelen terug. In de praktijk gaat het dan met name om de resultaten zodat, indien wenselijk, bijgestuurd kan worden. Daarnaast worden acties en maatregelen, als het goed is, geëvalueerd.

In de managementreview neemt de organisatie tijd om meer vanuit een helikopter positie te bezien of alle acties, maatregelen en instrumenten de gewenste bijdrage hebben geleverd. 

Met andere woorden:

Hebben alle onderdelen van het (kwaliteits-) managementsysteem gedaan wat ze moeten doen ten aanzien van:
- het realiseren van kernwaarden
- (strategische-) doelstellingen
- en natuurlijk uiteindelijk het leveren van goede kwaliteit van zorg- en dienstverlening?

Het echte belang van de managementreview zit natuurlijk in de output. Het geeft richting aan het volgende jaarplan, aan aanpassingen in beleid, aan het anders organiseren van bijvoorbeeld interne audits en aan het bijstellen van strategische focuspunten.

Wat wordt er beoordeeld in de managementreview?

De review wordt op 3 niveaus uitgevoerd:

  1. In welke mate hebben de verschillende onderdelen van het (kwaliteits-) managementsysteem de gewenste bijdrage geleverd, dus effectief zijn geweest?

Deelvragen hierbij kunnen zijn: is de manier waarop de interne audits uitgevoerd worden effectief? Helpt de manier waarop met klachten wordt omgegaan bij het verder verbeteren van zorg- en dienstverlening? Is de verbetercyclus ‘rond’?

2. In welke mate heeft het totale (kwaliteits-) managementsysteem in samenhang de gewenste bijdrage geleverd?

De vraag hierbij kan zijn: heeft het kwaliteitsmanagementsysteem voldoende bijgedragen aan het realiseren van onze strategische doelstellingen?

3. Hoe tevreden is men over de behaalde resultaten?

Hierbij gaat het om zowel de resultaten m.b.t. de doelstellingen als de resultaten van processen zoals zorgverlening, facilitaire dienstverlening, werving en selectie, etc.

Het resultaat van de managementreview is een overzicht van maatregelen én middelen die nodig zijn voor het uitvoeren van die maatregelen.


Hoe kan een managementreview uitgevoerd worden?

Voor de methode van het uitvoeren van de review zijn geen regels behalve dan: kies een methode die past bij de organisatie!

Vaak bereidt een beleidsmedewerker de review voor. Deze medewerker verzamelt gegevens van de incidenten, klachten, resultaten doelstellingen en processen, etc. Het maken van een eerste analyse hiervan t.a.v. trends en opvallende zaken is prima. Zorg er voor dat deze analyse zodanig is opgesteld dat het management zich er zelf een goed oordeel over kan vormen. Daar ligt immers de verantwoordelijkheid over de afgelopen periode én de komende periode.

Een andere benadering is dat de review in een aantal stappen wordt opgesplitst. De onderwerpen die besproken worden komen dan verspreid over het jaar aan de orde zodat sneller geanticipeerd kan worden op de uitkomsten.

Waar kijk je precies naar in een managementreview?

In de ISO en HKZ normen is een overzicht van ‘te bespreken onderwerpen’ opgenomen (zie kader). Dat is uiteraard van toepassing áls de organisatie voor één van deze normen gecertificeerd is. Belangrijker is dat een organisatie (eventueel aanvullend) zélf vaststelt waar zij naar wil ‘kijken’. Onderstaand kader geeft daar een (mogelijke) richting aan.

Onderwerpen in de Managementreview

Waar kijkt u als organisatie naar?

De ISO 9001:2015, HKZ en aanverwante normen vragen een review uit te voeren op grond van informatie en trends over de volgende onderwerpen:

  • De status van acties uit de voorgaande management reviews
  • Externe en interne ontwikkelingen (‘issues’) die relevant zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem en feedback van de belangrijkste stakeholders / belanghebbenden (contextanalyse)
  • Prestaties (processen, audits, doelstellingen)
  • Afwijkingen en de corrigerende maatregelen
  • Effectiviteit van maatregelen m.b.t. risico’s en kansen
  • Effectiviteit van het (kwaliteits-) managementsysteem in het algemeen (o.a. t.a.v. het realiseren van de strategische focuspunten
  • Middelen
  • De prestaties van externe aanbieders (bijvoorbeeld uitzendbureaus)
  • Kansen voor verbetering

Kunt u daar wel wat hulp bij gebruiken? 

boek een gratis strategiegesprek

Wat is de stap na het maken van de managementreview?

Aangezien de managementreview een onderdeel is van de algehele beleidscyclus van de organisatie, dienen de resultaten van de review (in een verslag) vertaald te worden in doelstellingen, plannen van aanpak, projecten, etc.
Met andere woorden: maak het resultaat concreet.

Hoe vaak wordt een managementreview uitgevoerd?

Veel organisaties voeren de review éénmaal per jaar uit. Van belang is dat de resultaten hun weg kunnen vinden naar de beleidscyclus. Als het beste past om dat één maal per jaar te doen, zou dat kunnen in het voorjaar ter voorbereiding op het opstellen van de kaderbrief. Vóór het definitief vaststellen van de begroting voor het volgende jaar, is sowieso aan te bevelen. Wie weet, komen uit de review maatregelen die geld kosten.

Wellicht past het beter past om de review in delen op te knippen in verschillende momenten in het jaar. Denk er dan aan om in ieder geval, bijvoorbeeld aan het einde van het jaar, nog een keer uitdrukkelijk stil te staan bij de overall beoordeling van het gehele (kwaliteits-) managementsysteem.

Berichten die u wellicht ook interessant vindt

Hoe stel je een contextanalyse op?

Maurits Dekker

Ik ondersteun organisaties bij het integreren van kwaliteitsmanagement in alle management-, ondersteunende- en zorg / begeleidingsactiviteiten van een organisatie die gericht zijn op het leveren van goede zorg en tevreden klanten. Hierdoor ontstaat één geheel waarin kwaliteitsmanagement géén aparte ‘opgave’ meer is. Het helpt de doelstellingen van de organisatie te realiseren en de zorg te leveren die aansluit bij de missie van de organisatie én de wensen en behoeften van de klanten. M.a.w.: terug naar de bedoeling..