mei 2, 2019

Hoe stel je een contextanalyse op?

In alle nieuwe kwaliteitsmanagementnormen komt dit fenomeen, de ‘contexantalyse’ nadrukkelijk aan de orde. Feitelijk vormt het in deze normen de basis voor het opbouwen van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Op basis van de contextanalyse bepaalt men strategische doelstellingen en prioriteiten voor de komende periode.

De contextanalyse (ook wel: omgevingsanalyse) is mede bepalend voor het beleid en de processen van de organisatie.
De analyse bestaat uit het inventariseren en vervolgens analyseren van de risico’s en kansen.

Wat is het belang van een contextanalyse?

Het belang van een goede contextanalyse is eigenlijk voor de hand liggend: zorg dat je als organisatie goed weet wat er in de omgeving en binnen de organisatie speelt als het gaat om belangrijke ontwikkelingen en stakeholders zodat je daar op tijd en adequaat op in kan spelen.

Bestuurders van organisaties zijn doorgaans gewend om goed om zich heen te kijken. Het levert meerwaarde op om dat periodiek samen met anderen te doen en afdelingen dat zelf te laten. Managers, staf én medewerkers hebben hun eigen en zeer waardevolle blik op de context van de organisatie.

Waar kijk je precies naar in een contextanalyse?

Bij de contextanalyse gaat het om een paar zaken:

  1. Belangrijkste ontwikkelingen
    a. Belangrijke vraagstukken die spelen in de externe omgeving én die van belang zijn voor de organisatie zelf. Denk aan vraagstukken die voortkomen uit maatschappelijke, politieke, economische, juridische, technologische, concurrentie, markt, culturele omstandigheden op internationaal, nationaal, regionaal en lokaal terrein
    b. Belangrijkste vraagstukken die intern de organisatie spelen én die van belang zijn voor de organisatie zelf. Denk hierbij aan zaken die verband houden met waarden, cultuur, kennis en prestaties van de organisatie.
  2. Belangrijkste belanghebbenden / stakeholders
    Het gaat om belanghebbenden, stakeholders, partners die (mogelijk) effect kunnen hebben op de dienstverlening door de organisatie aan de cliënten / patiënten en op het voldoen aan wet- en regelgeving

Het woord ‘belangrijkste’ komt hierin steeds terug. Wélke ontwikkelingen en belanghebbenden ‘belangrijk’ zijn, bepaald de organisatie zelf. Het is aan de organisatie om te beslissen of een bepaalde eis van een relevante belanghebbende relevant is.

Wat is de stap na het maken van deze inventarisatie?

Na het vaststellen van de belangrijkste ontwikkelingen en stakeholders, wordt vastgesteld wat de kansen en risico’s zijn die uit de inventarisatie naar voren komen. Ook hiervoor geldt dat de organisatie die zelf bepaald en prioriteert. Het komt neer op het maken van overwogen keuzes volgens een geschikte methode.

Hoe voer je een contextanalyse uit?

Er zijn vele methoden beschikbaar. Het belangrijkste hierbij is: kies een methode die bij de organisatie past!

Regelmatig wordt de SWOT analyse hiervoor gebruikt. Ook andere benaderingen zijn goed mogelijk. Bijvoorbeeld door het beantwoorden van onderstaande vragen.

 

Wat zijn de vraagstukken in de omgeving van de organisatie? Wat is de top 5 van deze externe vraagstukken? Wat zijn de kansen die voortkomen uit de top 5 van externe vraagstukken? Wat zijn de risico’s die voortkomen uit de top 5 van externe vraagstukken?

Wat zijn de vraagstukken binnen de organisatie? Wat is de top 5 van deze interne vraagstukken? Wat zijn de kansen die voortkomen uit de top 5 van interne vraagstukken? Wat zijn de risico’s die voortkomen uit de top 5 van interne vraagstukken?

Wat zijn de belanghebbenden / stakeholders? Wat is de top 5 van deze belanghebbenden? Wat zijn de kansen die voortkomen uit de top 5 van belanghebbenden? Wat zijn de risico’s die voortkomen uit de top 5 van belanghebbenden?

Hoe vaak voer je een contextanalyse uit?

Hiervoor zijn geen regels of voorschriften. De zorg in Nederland is behoorlijk dynamisch. Daarom is het verstandig om regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) in de voorbereiding op de jaarplannen voor het volgende jaar, de contextanalyse nog eens tegen het licht te houden.

 

 

Berichten die u wellicht ook interessant vindt

Wat is een managementreview / directiebeoordeling?

Maurits Dekker

Ik ondersteun organisaties bij het integreren van kwaliteitsmanagement in alle management-, ondersteunende- en zorg / begeleidingsactiviteiten van een organisatie die gericht zijn op het leveren van goede zorg en tevreden klanten. Hierdoor ontstaat één geheel waarin kwaliteitsmanagement géén aparte ‘opgave’ meer is. Het helpt de doelstellingen van de organisatie te realiseren en de zorg te leveren die aansluit bij de missie van de organisatie én de wensen en behoeften van de klanten. M.a.w.: terug naar de bedoeling..