‘De omgeving van uw zorgorganisatie: ‘klein bier?’

“Zoals een goede bestuurder betaamt kijk ik altijd naar de context waarin onze organisatie opereert, ik wil geen bijeenkomst beleggen om dat nog eens dunnetjes over te doen”.


Klein bier?

Dit werd mij verteld toen ik bij een gehandicaptenzorg organisatie voorstelde (en een beetje aandrong) om in de Management Team vergadering een uurtje nadrukkelijk stil te staan bij de invloed van partners en ontwikkelingen buiten en binnen de organisatie.

Ja, ik heb het dan ook over de ‘contextanalyse’ die in de kwaliteitsnormen (ISO, HKZ) van een organisatie wordt gevraagd. Maar hoezo deze normen? Alsof het erom gaat te voldoen aan de normen. Nee, zeker niet. Het gaat er om dat belangrijke ontwikkelingen (in- en extern) hun weg vinden naar strategie en beleid. Dat direct belanghebbenden tevreden zijn met de focus en resultaten van uw organisatie. Dat mogelijkheden in de samenwerking met partners gezien en benut worden.
Geen ‘klein bier’ lijkt mij.

Met de benen op tafel

Ik heb veel respect voor bestuurders en management van zorgorganisaties. Wat er op een dag niet allemaal bij hen op tafel komt aan problemen die liefst direct opgelost moeten worden: dat is geen sinecure.
Daarom is het des te belangrijker om jezelf zo af en toe te dwingen om ‘met de benen op tafel’ zorgvuldig te kijken naar die ontwikkelingen en het speelveld om de organisatie heen. Dat geeft focus, rust en overzicht. En zeker, geen enkele aarzeling dat bestuurders door hun blik op ‘buiten’ scherp zijn op wat daar gebeurt.

Enige tijd geleden mocht ik met het voltallige MT van een grote zorgorganisatie de contextanalyse uitvoeren. In 2 uur stond alles op papier. De belangrijkste in- en externe ontwikkelingen, de ‘dominante’ belanghebbenden met hun wensen en behoeften en de risico’s en kansen die uit dit geheel naar voren kwamen. Iedereen opgetogen en tevreden over het heldere plaatje.

Na afloop schoot de bestuurssecretaris mij aan: ”Maurits, fijn en helder dit. Maar weet je wat zo jammer is? Dat we ons allemaal bewust zijn van de enorme uitdaging t.a.v. de krappe arbeidsmarkt, dat we allerlei acties ondernemen maar dat we dit nou net niet in ons (door de Raad van Toezicht) vastgestelde strategisch plan hebben opgenomen”.

Oef. Een strategisch plan vol ambities, focus en prioriteiten, met een begroting, op doelstellingen gebaseerde actieplannen, etc. Maar nou net niet met deze ene waardevolle toevoeging, de blik van binnen naar buiten en andersom. Jammer.
Hoe dan?

Click to Tweet

Welke vragen beantwoordt u?

Contextanalyse / omgevingsanalyse: in de vele jaren dat ik organisaties hierin begeleid, voel ik nog niet zo vaak de gewenste warme aandacht voor dit onderwerp. Ik zie managers en medewerkers er nog niet erg warm voor lopen.
Iedere organisatie is anders en daarbij past dus ook een andere methode om de omgeving in kaart te brengen. Een SWOT analyse is veel gebruikt en waardevol. Eenvoudiger kan ook. Ook hier geldt: de aanpak voor een contextanalyse moet passen bij de organisatie, het is een onderdeel van kwaliteitsmanagement op maat!
Een mogelijke aanpak zou kunnen zijn door de vragen in onderstaand schema te beantwoorden.

Wat zijn de vraagstukken in de omgeving van de organisatie?Wat is de top 5  van deze externe vraagstukken?Wat zijn de kansen die voortkomen uit de top 5 van externe vraagstukken?Wat zijn de risico’s die voortkomen uit de top 5 van externe vraagstukken?
Wat zijn de vraagstukken binnen de organisatie?Wat is de top 5  van deze interne vraagstukken?Wat zijn de kansen die voortkomen uit de top 5 van interne vraagstukken?Wat zijn de risico’s die voortkomen uit de top 5 van interne vraagstukken?
Wat zijn de belanghebbenden / stakeholders?Wat is de top 5 van deze belanghebbenden?Wat zijn de kansen die voortkomen uit de top 5 van belanghebbenden?Wat zijn de risico’s die voortkomen uit de top 5 van belanghebbenden?


Met de antwoorden heeft u een zorgvuldig afgewogen inzicht in de focuspunten voor de komende periode.
In de beschrijving van mijn ervaring bij GGD Groningen, leest u meer over dit onderwerp.

Ik nodig u uit om na te denken over de volgende vragen:

  1. Hoe scherp heeft u de risico’s en kansen met betrekking tot de belangrijkste maatschappelijke ontwikkelingen?
  2. Hoe bevalt de ‘methode’ die u nu gebruikt om zicht te houden op de omgeving?
  3. Hoe heeft u de kansen en risico’s in de omgeving van uw organisatie vertaald naar doelen en plannen?
  4. Hoe heeft u de expertise van medewerkers hierbij betrokken?

Maurits Dekker

Ik ondersteun organisaties bij het integreren van kwaliteitsmanagement in alle management-, ondersteunende- en zorg / begeleidingsactiviteiten van een organisatie die gericht zijn op het leveren van goede zorg en tevreden klanten. Hierdoor ontstaat één geheel waarin kwaliteitsmanagement géén aparte ‘opgave’ meer is. Het helpt de doelstellingen van de organisatie te realiseren en de zorg te leveren die aansluit bij de missie van de organisatie én de wensen en behoeften van de klanten. M.a.w.: terug naar de bedoeling..